Die Flottenkarte – so optimieren Sie Fuhrpark und Buchhaltung
Die Flottenkarte – in Konzernen ist sie ein Muss, doch auch bei Betrieben mit einem mittleren bis kleinen Fuhrpark kann sie sinnvoll sein. Wir von Tokheim Services möchten Ihnen die Vorteile einer Flottenkarte aufzeigen und erklären, auf was Sie bei der Suche nach dem passenden Dienstleister achten sollten.
Was ist eine Flottenkarte?
Eine Flottenkarte bzw. Tankkarte ist ein kreditähnliches Zahlungsmittel. Sie ist für all jene gedacht, die für den Job mit dem Firmenwagen unterwegs sind und diesen betanken müssen.
Unternehmen können Flottenkarten bei speziellen Anbietern beantragen und dann an Ihre Angestellten ausgeben. Die Flottenkarte wird dabei wie eine herkömmliche Kreditkarte über den Kartenterminal am Tankstellen Kassensystem gezogen. Die Kosten für den Kraftstoff werden über die Karte direkt vom Firmenkonto abgebucht. Dabei können Benzin und Diesel erworben werden und eine Hybird- oder Strombetankung ist ebenfalls möglich.
Für die Nutzung einer Flottenkarte fallen Gebühren an. Die Beträge variieren je nach Dienstleister. Meist bestehen die Kosten aus einem Festpreis pro ausgegebener Karte und einer Mindestabnahmemenge pro Monat.
Bei einigen Dienstleistern müssen Unternehmen bestimmte Voraussetzungen erfüllen, um Flottenkarten zu erhalten. Wiederum andere bieten den Firmen verschiedene Vorteile, die mit der Nutzung einer Flottenkarte einhergehen.
Flottenkarte – Ihre Vorteile
Akzeptanz
Über 2000 Tankstellen deutschlandweit akzeptieren die Flottenkarte als Zahlungsmittel – Tendenz steigend.
Kostenkontrolle
Sie können festlegen, welche Güter und Dienstleistungen mit der Flottenkarte bezahlt werden können. Darf Ihr Mitarbeiter die Waschanlage nutzen? Soll Frostschutzmittel ebenfalls damit gekauft werden?
Zudem bestimmen Sie zu welcher Zeit, in welcher Region und welche Mengen Ihre Mitarbeiter an Kraftstoff tanken können.
Erhöhte Sicherheit
Das bargeldlose Bezahlen ist die wohl sicherste Zahlungsmöglichkeit. Flottenkarten haben in der Regel eine PIN, welche sie vor Missbrauch schützt. Geht die Karte verloren, lässt sie sich problemlos sperren. Bei vielen Flottenkarten gilt außerdem ein Transaktionslimit pro Tag, vor allem wenn diese keinen PIN besitzen. So müssen Sie keine gravierenden Verluste verbüßen.
Bessere Übersicht
Kein lästiges Quittungen-Sammeln und eine leichtere Abwicklung der Buchhaltung. Ihr Anbieter liefert Ihnen monatlich eine detaillierte Rechnung. Private Einkäufe des Fahrers sind nicht enthalten und müssen damit auch nicht herausgerechnet werden. Auf Wunsch können Sie die Ausgaben über die Flottenkarte nach Fahrzeug, Fahrer oder Kraftstoff sortiert auflisten lassen. Außerdem werden alle Daten so aufbereitet, dass Sie sie direkt dem Finanzamt übergeben können.
Reportings
Der Tankkartenservice lässt Sie jederzeit Daten einsehen, wie z.B. zurückgelegte Kilometer, den Kraftstoffverbrauch oder auch Wartungstermine für die jeweiligen Fahrzeuge. Dadurch können Sie unnötige Ausgaben identifizieren und Einsparpotenziale aufdecken.
Günstig Tanken
Mit Flottenkarten können Sie günstiger tanken, da Sie damit in der Regel Rabatte erhalten. Deren Höhe hängt vom Anbieter ab. Achten Sie darauf, ob die Vergünstigungen für alle Arten von Kraftstoff gelten. Ist Ihr Fuhrpark nur mit Benzin unterwegs, ist es ausreichend, wenn es bei Ihrer Flottenkarte auch nur für diesen Kraftstoff einen Rabatt gibt.
Serviceleistungen
Je nach Flottenkarte haben Sie Anspruch auf unterschiedliche Zusatzleistungen. Darunter kann ein europaweiter Unfall- und Pannenservice fallen, oder das Abbuchen von Maut- und Autobahngebühren direkt über die Flottenkarte.
Den richtigen Anbieter finden
Berücksichtigen Sie verschiedene Kriterien, bevor Sie sich für einen Dienstleister entscheiden. Nicht für jeden Fuhrpark gibt es das gleiche Angebot.
Überlegen Sie, welche Optionen einer Flottenkarte sich auf lange Sicht finanziell für Ihr Unternehmen lohnen. Anhand einer detaillierten Verbrauchsanalyse von Kraftstoffen können Sie einsehen, wie Sie Ihre Firmenwägen strategischer nutzen können, sodass Kosten langfristig minimiert werden.
Außerdem gibt es Flottenkarten, die nur für Fuhrparks einer bestimmten Größenordnung gedacht sind. Einige Karten sind für maximal 5 Fahrzeuge konzipiert und bei anderen müssen es mindestens 100 Firmenwägen sein. Somit schrumpft der Kreis potenzieller Dienstleister.
Viele Anbieter geben zudem einen fixen monatlichen Mindestverbrauch vor. Berechnen Sie zuvor gründlich, ob jene Flottenkarten rentabel für Ihr Unternehmen sind oder dadurch nur noch mehr Kosten für Sie anfallen.
Unser Fazit zur Flottenkarte
Die Flottenkarte ermöglicht bargeldloses Tanken. Unternehmen können ihren Fuhrpark betanken und mit der Flottenkarte bezahlen. Das Geld wird direkt vom Firmenkonto abgebucht. Flottenkarten sind vor Missbrauch geschützt, lassen Sie günstiger tanken und ermöglichen eine beleglose und übersichtliche Abwicklung der Buchhaltung. Den richtigen Anbieter für Flottenkarten zu finden, ist keine leichte Angelegenheit. Hier gilt es die Leistungen und Konzeption der Karte genau unter die Lupe zu nehmen. Wägen Sie dann ab, ob sich die Leistungen und Rabatte für Ihr Unternehmen lohnen.
Wenn Sie selbst eine firmeneigene Flottenkarte entwickeln möchten, dann sind Sie bei Tokheim Services genau richtig. Wir erstellen komplette Zahlungssysteme für Flottenkarten im eigenen Haus. Gerne beraten wir Sie bei der Konzeption Ihrer eigenen international akzeptierten Flottenkarte. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.
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